Совсем часто компания закупает намного большее количество канцтоваров, чем ей в реальности нужно. Традиционно экономия за счет сокращения размера закупки бывает самая существенная. Поэтому именно с данного пункта мы и предлагаем начать работу по сокращению издержек на канцтовары.

Чтоб оценить так ли это в вашей компании и сэкономить на этом пункте, нужно последовательно сделать следующие деяния:

1. Провести ревизию канцтоваров, находящихся в пользовании и хранящихся у служащих и составить полный список канцтоваров.

Данную ревизию можно проводить в форме инвентаризации, создав небольшую комиссию, а можно попросту попросить всех служащих переписать свое канцелярское «имущество».

Для этих целей лучше заготовить единую форму учета, чтоб легче потом было сравнивать. Можно облегчить задачу, заблаговременно вписав в эту форму более обычные группы канцтоваров.

После того, как списки составлены, нужно провести их анализ. Он заключается в том, чтоб сопоставить списки служащих (либо отделов) меж собой, выявить и объяснить различия. Если различия не вызваны спецификой деятельности, а определяются субъективными причинами, то имеет смысл скорректировать перечень канцтоваров.

К примеру, два бухгалтера, выполняющие идентичную работу в одной компании заказывали различные архивные папки. Один - обыкновенные бумажные, стоимостью 5 рублей, а другой пластиковые с замочками по цене 110 руб. Как выяснилось, никакой спецификой деятельности это вызвано не было. Попросту один был склонен к экономии, а остальному нравились красивые вещи.

2. Найти средний расход каждого вида канцтоваров по отделам и сотрудникам.

Средний расход определяется методом деления общего количества канцтоваров, купленных за определенный период (лучше всего год) на количество месяцев в данном периоде.

Далее нужно сопоставить средний расход по сотрудникам либо отделам и проанализировать полученные данные.

В варианте существенных расхождений выяснить предпосылки таковой ситуации. Может быть, что какой-то отдел в силу специфики работы объективно тратит более канцтоваров определенного вида. Если же большее расходование относительно средней величины не вызвано объяснимыми причинами, то или не обмыслена организация работы, или канцтовары попросту расходуются неэкономно.

К примеру, в одной компании, менеджер заказывал более всех папок. Когда его попросили показать, куда он их расходует, оказалось, что в различие от собственных коллег он заводит отдельную папку на каждого клиента и каждый контракт. Его управляющий признал это нецелесообразным и обязал сократить количество папок.

3. Провести совместно с руководителем анализ, вправду ли необходимы те канцтовары, которые затариваются, не заказывают ли сотрудники и отделы избыточное, и пылится ли потом все это великолепие на полках.

Роль непосредственных руководителей служащих, необычно на этапе анализа, непременно. Совсем часто бывает, что очень большой расход канцтоваров прямо связан неэффективной организацией труда. И даже если на первом этапе руководители будут сопротивляться данной работе, считая, что это пустая трата времени, в итоге они, традиционно, бывают благодарны инициатору данной работу. Ведь они получают возможность проанализировать работу собственных подчиненных, улучшить ее и соответственно не только сэкономить на канцтоварах, но и вызволить время подчиненных для решения остальных задач.

4. После проведения учета и анализа текущего состояния по расходованию канцтоваров составляется список нужных канцтоваров на каждое рабочее место (либо отдел) с учетом специфики деятельности.

При этом стоит иметь ввиду, что все канцтовары условно можно разделить на две группы:

- канцтовары, которые нужно закупить разово при организации рабочего места и обновлять в будущем не чаще чем 1 раз в 2-3 года;

- канцтовары, которые нужно закупать регулярно, с определенной периодичностью.

Поэтому для каждого рабочего места имеет смысл составлять два перечня.

Примерный малый список канцтоваров для организации рабочего места:

    1) линейка
    2) визитница для собственных визиток
    3) лотки для бумаг
    4) точилка для карандашей
    5) канцелярский набор: карандашей, ластик,нож для бумаги, стаканчик, набор ручек, ножницы, степлер, антистеплер, скрепки.
    6) дырокол
    7) записная книжка

    8) калькулятор
    9) стаканчик для скрепок с магнитом

 Совсем отлично экономит расходы установление нормы расходования канцтоваров. Если норма израсходована, то сотруднику (либо отделу) более не выдаются определенные канцтовары до истечения срока их расходования. Это провоцирует персонал более бережно относиться к канцтоварам. Но данная мера может иметь и негативные последствия. Бывает, что кому-то необходимо значительно менее нормы и, получая установленное количество канцтоваров, эти сотрудники или попросту их складируют, или пользуются, что именуется, не считая, хотя вполне могли бы обойтись и меньшим количеством. Выход из ситуации можно отыскать, применяя смешанный подход. Для служащих, которые могут экономить и расходуют менее всех канцтоваров, все необходимое выдается не по норме, а сколько требуется (что у них всевременно менее нормы). Для тех же, кто склонен к перерасходу, нормы соблюдаются жестко.

Таковым образом, по данному пункту экономия поначалу происходит за счет сокращения общего перечня канцтоваров и исключения из него позиций, которые явно не требуются в работе (вроде пластиковых архивных папок, как в приведенном выше примере). И следующий шаг состоит в том, чтоб сократить количество расходуемых, а означает и закупаемых канцтоваров до необходимого уровня, избегая перерасхода (для этого как ориентир употребляются нормы расходования).